無紙化會(huì)議概念及系統(tǒng)功能
無紙化會(huì)議概念
無紙化會(huì)議系統(tǒng)是使用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無紙化。其特征是：文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會(huì)議系統(tǒng)的一個(gè)基本特征是：會(huì)議室設(shè)有公共視頻顯示的大屏幕和每個(gè)席位單獨(dú)控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時(shí)，由與會(huì)者自行操作該智能終端，此時(shí)，該智能終端如同一臺(tái)獨(dú)立使用的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算機(jī)，每個(gè)參會(huì)者可以自主地在顯示公共信號(hào)的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。
如何實(shí)現(xiàn)和構(gòu)建無紙化會(huì)議系統(tǒng)，各類系統(tǒng)集成商、軟件開發(fā)公司已經(jīng)做了很多嘗試。無紙化會(huì)議系統(tǒng)，首先應(yīng)該是一套智能會(huì)議系統(tǒng)。這里的智能不僅僅是對會(huì)議室所用設(shè)備實(shí)現(xiàn)智能管控，也不僅僅是對會(huì)議流程提供智能工具和服務(wù)，更重要的是要能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議過程、使用方式、甚至是資料檢索、會(huì)議決策的智能化。同時(shí)會(huì)議系統(tǒng)必須適應(yīng)、兼容信息技術(shù)發(fā)展的日新月異、軟件產(chǎn)品的應(yīng)接不暇，以及由于互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，使后臺(tái)數(shù)據(jù)、信息資源爆炸性的增長而提出的智能決策。
以液晶觸摸顯示終端（液晶觸摸顯示屏、會(huì)議平板等）為中心，整合高清視頻及統(tǒng)一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能會(huì)議室中控、音視頻采集和擴(kuò)聲系統(tǒng)等，形成一個(gè)“以人為本”的智能化會(huì)議體驗(yàn)。其最大程度地在智能顯示終端上集成會(huì)議多功能（視頻簽到、呼叫服務(wù)、投標(biāo)表決、短信收發(fā)、文檔異步查看、會(huì)議資料同步顯示及手寫批注、視頻點(diǎn)播或直播、上網(wǎng)瀏覽，會(huì)議發(fā)言等）并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機(jī)交互界面（支持電容屏多點(diǎn)雙指縮放、劃屏翻頁閱讀批注、發(fā)送及保存等操作），同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦等移動(dòng)終端與智能顯示終端的協(xié)同工作、智能共享和交互控制。
以下為目前主流的兩種形式，第一種折疊式，第二種升降式，均支持手動(dòng)調(diào)整仰角，便于觀看角度。
系統(tǒng)功能
會(huì)前準(zhǔn)備
1.
會(huì)議概況 設(shè)置會(huì)議基本信息
2. 與會(huì)者設(shè)置 編輯參會(huì)人員列表詳細(xì)信息
3. 文件分發(fā) 上傳會(huì)議文件，并為文件和文件分類定義權(quán)限
4. 投票設(shè)置 管理會(huì)議投票
5. 首頁編輯 編輯開機(jī)歡迎界面
6. 人名屏編輯 編輯外側(cè)屏的顯示內(nèi)容（只適用于雙面屏產(chǎn)品）
7. 視頻管理 配置視頻直播、點(diǎn)播
8. 會(huì)議檔案 控制會(huì)議過程中的錄制選項(xiàng)
會(huì)中功能
1. 會(huì)議簽到 參會(huì)人員電子簽到管理及狀態(tài)查詢
2. 參會(huì)人員 顯示參會(huì)人員的列表詳細(xì)信息
3. 會(huì)議文件 顯示并打開管理員分發(fā)的會(huì)議文件
4. 同步現(xiàn)場 支持打開文檔并同步共享演示文檔、批注文檔、觀看同步演示
5. 會(huì)議記錄 會(huì)議過程隨手筆記
6. 電子白板 可在模擬白板上進(jìn)行手寫演示，使會(huì)議變得形象生動(dòng)
7. 交流提示 支持與會(huì)者之間實(shí)時(shí)交流
8. 網(wǎng)頁瀏覽 瀏覽internet網(wǎng)
9. 個(gè)人資料 可以導(dǎo)入本地私有文件
10. 會(huì)議投票 提供會(huì)議現(xiàn)場的投票表決功能
11. 視頻服務(wù) 播放視頻文件、直播源
12. PC模式 把無紙化終端作為普通PC電腦使用，并支持全屏共享電腦
13. 主持功能 主席機(jī)特有，包括界面強(qiáng)切、投票控制等功能
14.中控功能 支持統(tǒng)一升降控制、統(tǒng)一關(guān)機(jī)。也可操作接入中控的設(shè)備
15. 文件推送 可以把文件推送給任意參會(huì)人員
會(huì)后歸檔（[span]會(huì)議歸檔 會(huì)議過程文件打包備案保存）
附加增強(qiáng)版功能：外接電腦演示支持
1. 支持外接PC電腦
2. 外接PC電腦可以共享桌面到每個(gè)無紙化終端
3. 外接PC電腦可以共享桌面到投影儀
4. 只需外接電腦連入無紙化系統(tǒng)的局域網(wǎng)并運(yùn)行配套的綠色軟件即可
特殊功能
管理與設(shè)置：無紙化會(huì)議系統(tǒng)管理端擁有豐富的管理與設(shè)置功能，包括設(shè)備管理、座位編輯、考勤管理與背景設(shè)置等功能。分別對會(huì)議室座位、終端設(shè)備及會(huì)議考勤等進(jìn)行管理與設(shè)置
設(shè)備管理：可以添加或刪除參會(huì)平板電腦的Mac地址，編輯席位編號(hào)、添加或刪除席位等。
座位編輯：用于管理會(huì)議室參會(huì)者的席位排布，與會(huì)者名稱等信息。
考勤管理：可以實(shí)時(shí)查看全體參會(huì)者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時(shí)間。同時(shí)可以將此次會(huì)議的出勤情況全部導(dǎo)出。
資料管理：會(huì)議資料可以進(jìn)行分級(jí)管理，會(huì)議助理使用管理端上傳資料時(shí)可以設(shè)置資料使用權(quán)限。參會(huì)者可自由查看、標(biāo)注有權(quán)限的文檔資料。
背景設(shè)置：會(huì)議助理可以選擇會(huì)議室背景，也可以自定義新的模板，設(shè)置后，統(tǒng)一將背景發(fā)送給全體參會(huì)者。
資料閱讀：參會(huì)者可以對現(xiàn)有文檔進(jìn)行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批注。
主講人將本地操作同步全體人員時(shí)，全體參會(huì)者可以選擇同步觀看會(huì)議文件演示，也可以在觀看的同時(shí)，自主查看其他會(huì)議資料。（主要包括常用的word、PPT等文檔）
會(huì)議議程：會(huì)議助理可以在管理端編輯會(huì)議議程，并發(fā)布會(huì)議議程，發(fā)布會(huì)議議程后，全體參會(huì)者都可以在本地Pad查看會(huì)議議程的具體內(nèi)容；會(huì)議助理也可以將會(huì)議議程切換到大屏幕，全體參會(huì)者無需自己動(dòng)手操作，即可看到大屏幕的會(huì)議議程全部內(nèi)容。
會(huì)議投票：需要全體參會(huì)者參與意見表決時(shí)，會(huì)議助理在管理端可以直接發(fā)起投票，投票內(nèi)容均為選擇題，由會(huì)議助理統(tǒng)一編輯投票內(nèi)容和選項(xiàng)，參會(huì)者選擇具體選項(xiàng)即可，無需輸入漢字。會(huì)議助理編輯好后可以發(fā)送至參會(huì)者終端，大家各自使用終端投票；也可以將投票內(nèi)容和選項(xiàng)顯示至大屏，進(jìn)行現(xiàn)場投票。投票結(jié)束后，會(huì)議助理可以將投票結(jié)果進(jìn)行保存，也可以將投票結(jié)果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結(jié)果。
便捷的信息傳送：會(huì)議過程中會(huì)議助理可以通過“發(fā)送消息”功能，向全體人員或者某位參會(huì)者發(fā)送消息，參會(huì)者收到消息后，可以選擇回復(fù)消息。比如開會(huì)時(shí)，有緊急事件需要領(lǐng)導(dǎo)馬上處理，此時(shí)，會(huì)議助理可以單獨(dú)向領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送消息，既不影響會(huì)議正常進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)又可以及時(shí)處理緊急事件。
會(huì)議存檔：支持會(huì)議內(nèi)容存檔，包括會(huì)議中使用的會(huì)議文件存檔、會(huì)議結(jié)論存檔、文件標(biāo)注存檔等，同時(shí)，會(huì)議助理可在會(huì)議結(jié)束后對保存的存檔內(nèi)容進(jìn)行管理。
會(huì)議服務(wù)：會(huì)議服務(wù)功能，可以在會(huì)議過程中，為參會(huì)者提供會(huì)議所需的各種服務(wù)。例如：參會(huì)者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會(huì)議服務(wù)選項(xiàng)，直接發(fā)送消息到管理端，會(huì)議助理接收到消息后，可以根據(jù)需求為參會(huì)者提供幫助。
- 上一篇：熱烈慶祝黎訊科技網(wǎng)站改版升級(jí)成功 2018/3/29
- 下一篇：墻面/桌面/地面多媒體信息盒的實(shí)際應(yīng)用 2018/3/29